מי ששולט בהוצאות נהנה מיותר כוח כלכלי ומיותר חופש פעולה.
נקודת המפתח לשליטה היא התמדה במעקב הוצאות יומיומי. איך מתחילים? איך בוחרים את הכלי למעקב הוצאות?
נקודת המפתח להתנהלות כלכלית נכונה וליציבות פיננסית היא שליטה בהוצאות. כאשר שולטים בהוצאות יש פחות הפתעות, אפשר לתכנן קדימה ואפשר לחשוב על חיסכון ועל הגשמת מטרות.
האסטרטגיה הזאת נכונה במשקי הבית וגם בעסקים גדולים וקטנים; כל בעל עסק יודע שהרווחיות תלויה לא רק בהגדלת ההכנסות, אלא גם, ובתחומים מסוימים בעיקר, בהתייעלות. בשפה העסקית ‘התייעלות’ פירושה הקטנת הוצאות.
המשמעות הפרקטית של מעקב הוצאות היא פשוטה - יכולת לדעת בכל רגע נתון כמה יש לכם, ומה מחכה לכם. המשמעות העמוקה של שליטה בהוצאות היא שקט נפשי וחופש.
כן, למי ששולט בהוצאות שלו יש בסופו של דבר יותר כוח כלכלי ויותר חופש פעולה.
שליטה בהוצאות - איך מתחילים?
- מכירים היטב את מבנה ההוצאות שלכם - על מה יוצא הכסף? בודקים ביסודיות כמה חודשים אחורה. חשוב בעיקר להכיר את ההוצאות הבלתי מתוכננות, ואת אוסף ההוצאות הקטנות שמצטרף לחשבון גדול.
- מחלקים את ההוצאות לשלוש קבוצות: הוצאות קבועות ידועות (החזר משכנתא), הוצאות קבועות משתנות (חשבון חשמל), הוצאות משתנות (מכולת, בילויים).
- בוחרים כלי שישמש אתכם למעקב שוטף אחרי ההוצאות.
- נכנסים למשטר של מעקב הוצאות. זאת נקודת המפתח - כל הוצאה מתועדת, פעם ביום רושמים הכל ומשווים לחשבון הבנק, פעם בשבוע מתסכלים אחורה וקדימה (אם יש חריגה מהתוכניות צריך להחליט איך מקזזים אותה).
כלים למעקב הוצאות
היום יש כלים דיגיטליים מהירים ונוחים, אבל ניהול של מעקב הוצאות אפשר לעשות גם עם נייר ועיפרון. עובדה, כך עשו זאת מאות שנים, ויש אנשים שזאת הדרך המועדפת עליהם גם בזמן המודרני והדיגיטלי. בסופו של חשבון, הכלי עצמו פחות חשוב - מה שחשוב זו ההתמדה (כל הוצאה מתועדת, כל יום בודקים, כל שבוע מסתכלים, כל חודש מתכננים).
המסקנה: תבחרו את הכלי שנוח לכם לעבוד איתו. מטבע הדברים אין באפשרותנו להמליץ על כלי ספציפי, הן מטעמי אובייקטיביות והן כי - כאמור - לכל אחד עשוי להתאים פתרון אחר. זה אומר, שכדי להתביית על הכלי שלכם תצטרכו לבדוק כמה. חפשו בגוגל ‘כלי למעקב הוצאות’ ותתחילו להתנסות.
הכלי הדיגיטלי הבסיסי ביותר הוא גיליון אקסל או גוגל-שיטס, וברשת קיימים כמה וכמה קבצים מוכנים שניתן להוריד למחשב ולעבוד איתם מייד.
שיקולים עיקריים בבחירת כלי למעקב הוצאות:
- תיעוד הוצאה הוא תהליך פשוט ומהיר - כולל צילום של קבלה או חשבונית והעלאה לכלי שבחרתם.
- גמישות מירבית לצרכים שלכם, ויכולת להתאים את הפונקציות לסגנון העבודה שלכם.
- אפשרות לסווג הוצאות לפי קטגוריות ותחומים.
- תצוגות הנתונים ברורות לכם והנתונים העיקריים “קופצים” יש לעין.
- נגישות לנתונים ממחשב או טלפון. כלומר, המידע תמיד בהישג ידכם, בכל זמן, בכל מקום.
האפליקציות השונות מציעות גם תצוגות גרפיות מרהיבות, שיכולות לעזור לפענח את תמהיל ההוצאות ולתכנן, אבל שיקולי התפעול גוברים. ההתמדה - זה הסוד.
לאט לאט תתרגלו לרשום כל הוצאה, ולו הכי קטנה, ואז תגלו שאתם מגלים גם את הבעיות וגם את ההזדמנויות - איפה צריך ללחוץ על הבלמים, ומה אפשר לעשות עם הכסף שמתפנה - למשל, חיסכון.
זכרו, מעקב הוצאות זה תהליך שיש לו התחלה אבל אין לו סוף. היו סבלניים, הכינו את עצמכם בקפידה, בדקו את הכלים השונים בתשומת לב, בחרו את זה שנוח לכם - ותתמידו.
בהצלחה.